Si vous lisez cet article c’est vous êtes très probablement en charge d'organiser un voyage d'affaires. L'organisation d'un voyage d'affaires peut être extrêmement difficile, surtout si vous êtes nouveau dans le métier. C'est pourquoi de nombreuses entreprises font désormais appel à une agence de voyage pour professionnel afin de faciliter l'organisation d'un tel événement.
Cependant, ce n'est pas impossible, même si votre titre de poste n'inclut pas les tâches d’un "travel manager". Sans plus tarder, voici donc cinq mesures à prendre lorsque vous planifiez un voyage d'affaires pour votre employeur.
Si votre patron se rend dans une destination populaire pour les voyages d'affaires, réservez vos vols tôt, car les itinéraires populaires se vendent souvent rapidement. Selon une étude, le mois de janvier est le meilleur moment pour réserver des vols puisque la demande et les prix sont bas pendant les six premiers mois de l'année. Selon cette étude, vous devriez éviter de réserver des vols en mars, puisque les prix des billets peuvent être jusqu'à 56 % plus élevés que la moyenne.
En outre, quelles que soient les affaires que votre employeur doit mener à l'étranger, il est essentiel qu'il arrive à l'heure. Vous devriez envisager de réserver un vol sans escale pour qu'il arrive à temps, bien que cela puisse augmenter le coût du voyage.
L'avantage du vol sans escale, cependant, est qu'il réduit le risque que votre patron arrive en retard en raison de longues escales ou de vols de correspondance manqués. Quoi qu'il en soit, coordonnez votre voyage avec votre patron à l'avance afin de savoir quelle solution lui conviendra le mieux.
Le choix d'un bon hôtel est essentiel car il est probable que votre patron y passe la majeure partie de son temps après son rendez-vous. Si votre patron participe à une conférence, vous pouvez vous renseigner auprès des organisateurs pour obtenir un accord exclusif avec un hôtel spécifique.
De plus, lors de la réservation, n'oubliez pas de demander un surclassement gratuit de la chambre, surtout si votre entreprise utilise fréquemment une chaîne d'hôtels ou si vous faites une réservation pour un groupe.
Enfin, réserver votre hôtel avec beaucoup d’avance, vous permettra d’économiser sur les dépenses en plus d’avoir accès à une plus grande sélection de chambres ou de suite.
Lorsque vous voyagez pour affaires, vous avez souvent peu de temps pour trouver un bon restaurant ou un point de restauration. Demandez à votre patron ce qu'il veut manger à différents moments de la journée, ainsi que le nombre de personnes qui voyagent avec lui, puis faites des réservations en son nom.
Avant de confirmer la réservation, demandez à votre patron s'il a des allergies ou des restrictions alimentaires (lui ou son équipe). Si votre patron préfère rester flexible, recherchez simplement quelques restaurants à l'avance et fournissez-lui une liste de suggestions afin qu'il puisse choisir lui-même à son arrivée.
Après avoir finalisé la majorité du voyage, vous devez créer un itinéraire. Les réunions et autres rendez-vous doivent être programmés en fonction des réservations que vous avez faites. Indiquez les endroits où il dispose de temps libre afin qu'il sache quand il peut passer du temps seul avec lui-même.
Il est essentiel d'avoir du temps pour se divertir pendant les voyages d'affaires afin d'éviter l'épuisement professionnel, surtout si votre patron est un guerrier de la route depuis longtemps.
Les voyages d'affaires peuvent être physiquement exigeants, encore plus s'ils doivent se rendre à plusieurs destinations au cours du voyage. Il serait prudent de réserver un service de chauffeur.
Pour impressionner votre patron, il vous faudra donc passer à la vitesse supérieure en termes d'organisation professionnelle.
En plus de réserver les vols et l'hébergement à temps, il est important de réserver un restaurant décent pour les déplacements professionnels. Vous devriez demander à votre patron ce qu'il veut manger à différents moments de la journée, ainsi que le nombre de personnes qui voyagent avec lui, puis faire des réservations en son nom. Il est également important de vérifier s'il y a des allergies ou des restrictions alimentaires avant de confirmer la réservation.
Une autre considération importante lors de l'organisation de déplacements professionnels est de s'assurer que tous les documents importants sont en ordre. Cela inclut les passeports, les visas, les billets et les documents d'affaires tels que les contrats ou les présentations. Assurez-vous également que votre patron a toutes les informations de voyage nécessaires, telles que les numéros de téléphone des hôtels et les itinéraires de vol.
En résumé, organiser un voyage d'affaires peut être complexe, mais en réservant à l'avance les vols, l'hébergement, la restauration et en s'assurant que tous les documents importants sont en ordre, en restant en contact avec votre patron pendant le voyage et en prenant des mesures pour faciliter la transition entre les différents fuseaux horaires, vous pouvez assurer un voyage professionnel réussi pour votre employeur.